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Conseils pour optimiser la gestion email

Conseils pour optimiser la gestion email
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Malgré la disponibilité des plusieurs sites et application de messagerie qui existent aujourd’hui, le courrier électronique reste l’un des outils de communication les plus utilisés dans le monde. La gestion des emails reste encore une opération à laquelle nous dédions une partie de notre temps quotidien, compte tenu de l’accroissement continu des utilisateurs à travers le monde.

Pour booster votre productivité dans la gestion email, voici quelques conseils à suivre !

La planification de la gestion email

Vérifier régulièrement sa boîte de réception et répondre aux e-mails est un processus extrêmement chronophage. Vous y consacrez une bonne partie de votre quotidien. Et qui plus est, il s’agit d’une opération à faible valeur ajoutée, c’est-à-dire une opération qui n’est pas votre cœur de métier.

Pour des questions pratiques, il est préférable de consacrer les premières et dernières heures de la journée à la gestion email. Traitez les courriers facilement « traitables » au début de la journée et ceux qui nécessitent plus de concentration à la fin de la journée. De cette manière, vous gagnerez en productivité.

L’importance de la classification des messages

Les gestionnaires de messagerie disposent d’une myriade de fonctionnalités qui peuvent vous aider à hiérarchiser les messages dans votre boîte de réception. Le balisage ou la mise en évidence des messages en gras, les étoiles, la création de libellés… voilà autant d’options qui peuvent vous être utiles dans la classification de vos mails. Certains gestionnaires de mails peuvent même donner la possibilité de catégoriser les mails selon les couleurs.

Sachez également que les mails peuvent être classés à travers des dossiers dédiés et des filtres. Vous pourrez ainsi les consulter en temps opportun.

La gestion des abonnements

L’un des plus gros soucis avec la gestion email est la quantité de messages superflus qui arrivent quotidiennement dans votre boîte de réception. En effet, les abonnements aux newsletters, les offres de produits ou les services des entreprises et les notifications de réseaux sociaux affluent régulièrement. C’est la raison pour laquelle vous devez optimiser les filtres pour ces abonnements.

Pour le cas de Gmail notamment, ces messages sont spontanément redirigés dans les onglets « Social » et « Promotion ». Toutefois, si vous n’êtes pas un utilisateur de ce gestionnaire de messagerie, vous pouvez créer un dossier dédié « lire plus tard » ou « abonnements », où vous pourrez placer ces mails sans encombrer votre boîte de réception.

L’externalisation de la gestion email auprès d’une agence outsourcing

L’externalisation de l’emailing consiste à confier la totalité (ou une partie) de la gestion email à un opérateur de saisie informatique ou une agence d’outsourcing offshore.

Pour les TPE, les recours aux services de ce type de prestataire sont innombrables :

  • Disposer d’un savoir-faire dont elle ne possède pas en interne
  • Déléguer la gestion email à un prestataire extérieur afin de pouvoir se recentrer sur son cœur de métier.
  • Bénéficier de plus de flexibilité et voir la possibilité de choisir plusieurs agences d’externalisation
  • Contrôler les coûts grâce au contrat mis en place avec le freelance ou l’agence outsourcing offshore.

 

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